Mida töö- ja teenuskeskkonna disainer teeb?

Ma olen õppinud sisearhitektiks. Kolme aasta jooksul olen saanud töö ülesandeid ja eesmärke paljuski ise kujundada. Enne mind seda ametikohta ei olnud ning alguses oli palju katsetamist ja vaatlemist, et kuidas saan kaasa aidata.

Alustasin RKASis lähteülesannete koostamisest ning seisan hea selle eest, et kliendi soovid ja vajadused kõik kaardistada ning lähteülesandesse kirja panna ning hiljem jälgin projekteerimisel nende täitmist. Alustasingi sellest, et uurisin, mis probleemid esinevad ning kuidas kõik süsteemsemaks ja selgemaks saada.

Sisearhitektina mõistan, mis infot töö tegemiseks vaja on, et ta saaks hea lahenduseni jõuda. Tuleb ka aru saada, kes on valminud ruumi lõplik kasutaja ja mis teenuseid hoones pakkuma hakatakse. Need komponendid peavad lähte­ülesandes kõik kokku saama, siis on ka edasine projekteerimine sujuvam ja lõpptulemus parem.

Suur osa su tööst pole niisiis mitte nii väga sisearhitektuuri alane, vaid suhtlemine ja soovide-vajaduste välja­selgitamine. Milliseid on peamised kitsaskohad, mis töökeskkonna süvauurimine välja toob?

Ruumilahenduse poolest on erasektor arengus riigisektorist väga palju ees. Seal on uuenduslikkust, paindlikkust ja soovi teistmoodi teha. Nii meie kui ka teised riigi kinnisvaraasutused üle ilma püüdlevad selle poole, et ruumide ristkasutust oleks rohkem ja üht ruumi kasutataks mitmeti. See on vajalik kas või selleks, et kui asutuse struktuur muutub, tööülesandeid jagatakse ümber ja need teisenevad, siis on hõlbus muudatustega kaasas käia. Tuleb mõista, et muutuste tuules ja toetamiseks pole alati võimalik ega mõistlik ruume ümber ehitada.

Miks erasektor muudatusteks rohkem valmis on?

Kõik on inimeste harjumustes kinni. Ruum peegeldab seda, kui paindlik ja uuenduslik asutus on. Asutust juhib juht ja organisatsioon ehk töötajad keeravad sinna, kuhu juhitakse.

Väga palju kardetakse et muudatused pahandavad töötajaid. Kui juht võtab seisukoha, et ta peab inimesed iga hinna eest rahulolevana hoidma, et säilitada head suhted, siis ei julgeta ka muudatusi teha. Mõnikord on põhjuseks see, et vastavat spetsialisti on Eestis raske leida. Isegi kui muutus oleks organisatsiooni arengu seisukohalt vajalik. Kõik on lõpuks selgitamise küsimus: tuleb rääkida, mida muudatustest võita on ja kui palju näiteks ruumide ristkasutus võimalusi juurde annab, mitte ei võta ära.

Kuidas on suhtumine tööruumidesse muutunud?

Mõned asutused tulid kohe uute ideedega kaasa, aga üldiselt on tunda, et uuendustele ollakse praegu vastuvõtlikumad, näiteks ruumide ristkasutamise osas. Dokumendihaldus on paberilt kolinud pilve, digitaliseeritakse aina enam ja see on kaasa toonud ka ruumilist vabadust.

Mis on sind kõige rohkem üllatanud?

Palju on analüüsitud inimeste kontoris käimist. Uksekaartide andmete analüüs näitab, et kohal käiakse vähem, kui inimene tunde järgi arvab, et ta kohal käib. Saame teada maksimaalse kontori kasutusperioodi ja ka keskmise. Sealt edasi on võimalik arvutada optimaalne ruumi­vajadus. See, et keskmiselt on kontor ainult pooleldi täis, on tavaline. 70protsendine täituvus ongi maksimaalne. See ei ole negatiivne. Tahan välja tuua, et selle faktiga tavaliselt ei arvestata. Eesmärk ei ole ju see, et töötaja kontoris viibiks, vaid et ta tööd teeks. Üks ei eelda teist.

Siit edasi saab juba hakata edasi mõtlema. Näiteks vaadata koos kasutajatega, milline on hoone logistika, kas midagi on lahendatud ajutiselt, kas midagi peaks toimima teisiti jne.

Tihti ei osatagi midagi muud ega paremat tahta. Minu roll on küsida inimeselt, kuidas ta ruumis toimetab ja milleks midagi kasutab. Ainult siis saame teada, millised on kitsaskohad, mida on vaja muuta. Tellimust täitval sisearhitektil jääb tihti puudu just sellest ettevalmistavast ajast, et järele uurida ja teada saada ruumi kasutaja vajadused. See on see, mille mina saan ära teha ja lähteülesandeks kirjutada ning hiljem nende tingimuste täitmist jälgida. Nii jääb ka sisearhitektile aega süveneda ruumilahendustesse ja teha oma tööd hästi.

Kui palju ruutmeetreid ühe töötaja kohta praegu keskmiselt ühes keskmises asutuses on?

RKASis on statistikat tehtud umbes 200 hoone põhjal ja võib öelda, et keskmiselt on ühe täisajaga töötaja kohta 21 ruutmeetrit. See on ühe väikese stuudiokorteri jagu. Seda on väga palju. Ühest küljest tahab ühiskond kiiresti tiigrihüppega edasi liikuda, teisalt ollakse mõningates harjumustes väga kinni, näiteks kui on vaja lahendada tööruumide ülesehitus ja otstarve. Hoolimata kõikidest tehnoloogilistest uuendustest võtab mõtteviisi muutumine aega. Ruum ja mõtteviis on tihedalt seotud.

Selle statistika põhjal saab tõsiasjale otsa vaadata ja küsida, kas tõesti on igale töötajale vaja 21 ruutmeetrit. Alati ehk ei ole, võib-olla saadakse mõnda ruumi kasutada mitmeti ja töökeskkond võidab sellest.

See tähendab siis ühtlasi asutuse ruumide kahanemist?

See ei tähenda, et ruumi oleks kokkuvõttes vähem. Kabinettidele üles ehitatud hoone annab selge signaali, et igaühel on oma ja kõik teavad seda täpselt. Kabinet on kabinet, koosolekuruum on koosolekuruum. Sellist sildistamist võiks vähem olla. Mõelda võiks hoopis ruumi jagamise peale. Puhkenurga võib siduda kokkusaamiste ja suhtlusalaga. Ka koosolekuruum on töökoht. Osaliselt saab kabinette asendada vaikse tööalaga. Lõpuks tuleb igaühele ruumi juurde. Mida vähem enda omast kinni hoitakse, seda rohkem vabadust tekib.

Küll aga tähendab selline lahendus, et iga organisatsioon saab ruutmeetreid kokku hoida, enam pole vaja ehitada nii suuri büroohooneid.

Jah, väiksemale pinnale on võimalik paigutada rohkem. Kõigil pole küll oma nurka, kuid kõigil on ühine töökeskkond ning eri iseloomu ja kasutusega ruumid.

Pärast olukorra selgitamist vaatangi, milliseid ruume saaks ristkasutada. Praegu tegelen projektiga, kus katsetame tegevuspõhist kontorit, see tähendab, et tekivad tööülesannetega seotud alad. Ka nn superministeeriumi hoone töökeskkond on osaliselt tegevuspõhine, see on hästi toimima hakanud, kuid vaikse tööala eraldamise ning korruste vahelise suhtlemise innustamisega saab potentsiaali veel paremini ära kasutada. Tihti saab tegevuspõhine kontor avatud kontori sildi külge, kuigi need on täiesti erinevad asjad. Tegevuspõhises kontoris on töötajatel võimalus valida vaikse tööala ning suhtlemise ruumi vahel.

Too näiteid headest lahendustest.

Uus büroohoone, mõned aastad tagasi ehitatud. Meie poole pöörduti, et tööruumid on täis, uusi töötajaid pole enam kuskile panna, iga päev käidi kurtmas, et ruumi on juurde vaja. Istusime maha, analüüsisime olukorda. Haldusjuht tõdes koguni, et tema tööpiirkonnas on 15 töökohast ainult neli regulaarselt täidetud. Tekkinud on kummaline olukord, kus töökohad on justkui täis, ruumi on puudu, kuid inimesi majas pole. Seda probleemi saabki lahendada ristkasutusega.

Teiseks toon näite, mida alles katsetame. Organisatsioonis on kabinetisüsteem, mida püüame osaliselt üle viia ristkasutusse. Näiteks kavandame kahe asutuse peale ühiseid koosoleku- ja puhkeruume. Nii saavad mõlemad asutused ruumi justkui juurde. Osa töötajaid saab jääda kabinetti, teised jagavad töökohta.

Tihti kaasneb uuendustega peataolek ja teadmatus. Näiteks, kui töökohad on ristkasutuses, siis kas saab olla kindel, et hommikul on laud saadaval. Kuidas ristkasutamine käib? Kas rakendatakse broneerimissüsteemi või laheneb kõik ise ja mahutakse ka ilma konfliktideta ära?

Soome, Hollandi ja ka meie enda kontori näidetele toetudes võin öelda, et töökohti ei ole vaja planeerida nii palju, kui on töötajaid. Oluline on analüüsida. Olukorrad lahenevad. Kui tõesti juhtub olema päev, kui kontoris on keskmisest rohkem inimesi, siis laua leiavad alati kõik. Kasutusse võetakse nii puhke­nurgad kui ka koosolekuruumid.

See, et kontoris on rohkem inimesi kui tavaliselt, ei tähenda, et kõik tahavad oma laua taga istuda. Toimuvad koosolekud, suheldakse omavahel jms.

Väga palju toetavad sellist paindlikkust ka infotehnoloogia lahendused. Kas peab alati dokumendid välja printima ja kas peab neid alati oma laual hoidma? Või võivad vajalikud dokumendid olla ka pilves? Igaüks mõelgu läbi, mida tal töö tegemiseks vaja on. Ristkasutus on lihtsam, kui töötjad saavad vajalikke isiklikke asju hoida isiklikes lukustatavates kappides.

Uuenduste juurutamiseks ja tööle hakkamiseks on vaja, et kõik oleksid IT lahendustega kursis, oskaksid süsteeme kasutada, et need oleksid mugavad ja abi kiiresti kättesaadav.

Kui palju COVID-19 pandeemia töökeskkonda mõjutas? Kas see on murdepunkt, kust alates enam nii palju kontoris ei viibita?

Selge on see, et pandeemia nihutas piire. Mõni tegi juba enne kaugtööd, kuid kindlasti aitas COVID kaasa, et küsida, kas ikka on vaja tööd teha nii, nagu kogu aeg on tehtud või on paremaid lahendusi.

Niisama muutmise pärast pole mõtet midagi muuta. Kui aga muudatused aitavad paremini tööd teha ja töö- ning eraelu balansis hoida, siis on värskendus vajalik. Ristkasutuse levikule aitas pandeemia kindlasti kaasa.

Praegu arutatakse, kuidas töötajaid kontorisse tagasi tuua. Küsima peab seejuures, mis on ühe või teise lahenduse põhjus ja mis probleemi lahendatakse Kas see aitab tööviljakusele kaasa, kui mõned päevad kontoris veeta? Kas see aitab hoida meeskonna ühtsust? Millest see oleneb?

Teisalt loodetakse, et kui on loodud uus põnev töökeskkond, siis hakatakse rohkem kontoris viibima. Statistika seda ei toeta. Jah, alguses tullakse põnevusest, et uut töökeskkonda näha, kuid pikapeale jõuavad töötajad ikkagi oma harjumuste juurde tagasi.

Millised on töökeskkonna innovatsiooni osas kõige eesrindlikumad ja inspireerivamad riigid?

Soome on teistest kaugel ees, vähemalt avaliku sektori kontorite ristkastutuse osas. Suund on selge ja koostöö ministeeriumide ja organisatsioonide vahel hea.

Mind inspireerib see, et probleemid on sarnased igal pool – näiteks muudatused ei ole mugavad kellelegi kuskil –, kuid nende lahendamise viisist sõltub talentide tööle jäämine. Mitmes Euroopa riigis jagatakse muret, et noori tuleb erasektorisse tööle vähe. Statistika näitab, et töökeskkond ja kaugtöö on töökoha valikul määrava tähtsusega.

Tänapäeval on Eestis uued uhked riigi­gümnaasiumid, kus ruum toetab õppimist, suhtlemist, uurimist, olemist. Kui nüüd sellisest ruumist tulnud noored peaksid tööle hakkama iganenud kontoris, kabinetisüsteemis, siis see ei motiveeri neid ja on tohutu tagasiminek.