Palju planeerimist ja märksa vähem praktilist korraldamist ehk Kaugtöö kogemused Eesti ettevõtetes

MAAJA VADI, MERILIN LAAN

Kaugtöö töökorralduse vormina ei ole midagi uut, vaid on Eestis kasutusel olnud aastakümneid. Suurem vajadus tekkis selle järele 2020. aasta alguses, kui paljud organisatsioonid pandeemiast tingituna pidid kaugtööle üle minema. Eesti Statistikaameti andmetel¹ kasutas 2022. aastal kaugtöö võimalust 26,2% ehk üle neljandiku kõikidest Eesti tööturul hõivatutest. See üleminek toimus organisatsioonide jaoks ootamatult ja vähese ettevalmistusega. Juba praeguseks on välja tulnud, et sagenesid nii töötajate vaimsed ja füüsilised tervisemured² kui ka töökorralduslikud probleemid kommunikatsiooni, järelevalve ja muu osas.³ Töötajate ja organisatsiooni tasandi probleemid viitavad, et suurel osal organisatsioonidest puudub siiani arusaam ja vajalikud teadmised, kuidas kaugtööd korraldada ja mis on selle eripära. Balti Uuringute Instituudi 2022. aasta uuringus⁴ soovitatakse, et kaugtöö senistest kogemustest õppimine võib anda väärtusliku sisendi selle töövormi paremaks rakendamiseks. Millised on Eesti ettevõtete kaugtöö rakendamise kogemused? Kaugtööd määratleme kui töökorralduse vormi, mil töötaja teeb tööd osaliselt väljaspool keskset töökohta (peamiselt kodust), kasutades tööülesannete täitmiseks, eesmärkide saavutamiseks ja teistega suhtlemiseks vastavat tehnoloogiat.⁵

Kaugtöö rakendamise tulem ja järelmid

Kaugtööl on palju häid külgi ning need ilmnevad võimaluses kokku hoida aega ja raha, suurendada paindlikkusest tulenevalt töörahulolu. Töötajad saavad kaugtööst kõige suuremat kasu. Töötajad teevad kaugtööd peamiselt kodust, mistõttu säästavad transpordikuludelt ning saavad muul otstarbel kasutada ka aega, mis muidu kuluks tööle ja tagasi liikumisele.⁶ Paindlikkus ja autonoomsus aja juhtimisel aitab paremini säilitada töö- ja eraelu tasakaalu, mis omakorda tõstab inimeste motivatsiooni nii töö- kui ka eraelus.⁷ Rohkem aega tööülesannete kõrvalt ja suurem vabadus iseseisvalt planeerida vähendavad märgatavalt stressi ja väsimustunnet ning see omakorda väljendub suuremas töörahulolus. Ehkki töötajate rahulolul pole tuvastatud otsest seost sooritusega, näitavad uuringud, et rahulolu mängib töökäitumises suurt osa. See peegeldub ka tööülesannete täitmises – ollakse rohkem pühendunud, tootlikkus on suurem ja paraneb tulemuslikkus ka süvenemist nõudvate ülesannete puhul. Kodus töötamine annab võimaluse organisatsiooni kuuluda ka neil, kellel ei olekski võimalik iga päev kontoris käia. Nii ei ole probleemiks geograafilised piirangud ja jääb töö tegemise võimalus alles ka selliste sotsiaalsete gruppide esindajatel nagu vähenenud liikumisvõimega inimesed, väikelaste emad ja vanemaealised.

Kaugtöö rakendamisest saavad palju kasu ka tööandjad ja ühiskond tervikuna. Kui töötajad on kodus, säästab tööandja kontorikuludelt. Samuti on tööandja rahul, kui töötajate rahulolu on suur, sest selle tulemusena on suurem ka produktiivsus, ettevõttes on väiksem personali voolavus ning tööandjal on atraktiivsem kuvand. Geograafiliste piirangute puudumist saab tööandja seisukohast vaadata kui võimalust kaasata oma ettevõttesse spetsialiste igast Eesti või maailma nurgast, mis omakorda toob organisatsiooni erinevaid vaateid ja mõttemustreid. Ühiskonnale tervikuna on tähtis see, et kaugtöö võimaldab keskkonnasäästu, kuna transpordivahendeid kasutatakse vähem. Ühiskonna seisukohast on positiivne ka see, et inimesed saavad elada eri piirkondades. Arenevas ühiskonnas peetakse väga tähtsaks teguriks ka kodukontoritest tulenevat ühiskonna üldist tehniliste teadmiste kasvu, mis kandub edasi riigi arengusse.⁷

Tööandjale leidub kaugtöö töökorralduses samuti proovikive, millest paljud on seotud vahetu suhtlemise vähesusega. Ettevõtte juhtkonnal on raske koduseid töötajaid motiveerida ja kaasata. Veelgi suuremaks probleemiks on kujunenud töötajate omavaheline suhtlus ja koostöö. Kui ettevõttes on töötajaid mõlemast grupist – nii neid, kes töötavad kodus, kui ka neid, kes kontoris – siis tekivad justkui eraldi üksused, mille vahel informatsioon liigub aeglaselt ja probleemid jäävad tähelepanuta. Juhtidel on keeruline töötajate sooritust ja andmekasutust jälgida, mis omakorda viib usaldusprobleemideni. Ootamatult keeruliseks on osutunud uute töötajate väljaõpe, sest ilma vahetu suhtlemiseta on raske meeskonda sulanduda ja uutel töötajatel ei ole kõrval inimesi, kellelt õppida. Ühiskonna suurimaks väljakutseks on kaugtöö puhul saanud peamiselt küsimus „kuidas kaitsta tööturul hõivatuid?“. Regulatsioonide ja juhtnööridega püütakse ettevõtteid suunata säilitama hõivatute vaimset heaolu ja ennetama terviseprobleeme.

Kaugtöö töövormi omaks võtmises ja selle rakendamises mängib suurt rolli töötaja vanus. Eesti statistikaameti 2021. aasta andmetel viljelesid kaugtööd kõige enam töötajad vanusevahemikus 25–49, kus kaugtööd rakendas koguni 34,2% kõikidest hõivatutest. Kuid vanemas ja nooremas vanusegrupis on seda töövormi kasutavate inimeste hulk ligi poole väiksem.⁸ Sama suundumus on ka mujal Euroopas. Seda põhjendatakse asjaoluga, et vanema põlvkonna jaoks on kaugtöö töövorm võõras ja edukaks tööülesannete täitmiseks on tarvis kasutada tehnoloogiat, mis on tihti liiga keeruline.⁹ Vanemas eas töötajad soovivad (ja on ka harjunud) olema juhtkonna lähedal, mistõttu eelistavad vähem kodukontorit.¹⁰ Noorte puhul on vähene kaugtöö osakaal põhjustatud peamiselt sellest, et nad on kas värskelt tööturule sisenenud ning teistelt alles kontoris tööd õppimas või on hõivatud lihttööga sektoris ja ametikohal, kus kaugtöö tegemine polegi võimalik.¹¹

Analüüsides sugudevahelist erinevust, selgub, et kodukontoris töötavad rohkem naised kui mehed. Statistikaameti andmetel rakendas 2021. aastal kaugtööd 30,6% tööturul tegutsevatest naistest ning 25,3% meestest, kusjuures kuni 2019. aastani oli kummagi osakaal suhteliselt sarnane (17,4% ja 18%). Tervisekriisi alguses suurenes naiste osakaal 7,9 protsendipunkti võrra ja meeste osakaal vaid 4,5 protsendipunkti võrra.

Ülevaade kaugtööd rakendanud ettevõtetest

Eesti kogemuse analüüsimiseks kasutatakse 2022. aastal „Kaugtöö tegija“ märgist taotlenud organisatsioonide materjale.¹² Märgist taotles 68 ettevõtet. Tabelis 1 on toodud ülevaade märgist taotlenud ettevõtetest, kaugtöö rakendamise mahust ja põhjustest.

Organisatsiooni iseloomustav näitaja	Organisatsioonide kirjeldus näitaja alusel
Vanus asutamisaasta järgi	Organisatsioonid vanusevahemikus 2–156 aastat
Suurus töötajate arvu järgi	Organisatsioonid vahemikus 4–4000 töötajat
Sektor	66% tegutsevad erasektoris 34% tegutsevad avalikus sektoris
Töötajaskonna jaotus peamise ametigrupi järgi	72% organisatsioonides valdavalt keskastmespetsialistid ja ametnikud 15% organisatsioonides valdavalt teenindus- ja/või müügitöötajad 6% organisatsioonides peamiselt tippspetsialistid 4% organisatsioonides peamiselt tootmistöölised
Kaugtöö kogemus	Kaugtöö kogemuse pikkus vahemikus 2–23 aastat
Kaugtööle ülemineku põhjus (põhjusi sai välja tuua mitu)	57% soov olla paindlikum 46% koroonapandeemia algus 19% soov toetada töötajate töö- ja eraelu tasakaalu 18% organisatsiooniliikmed paikneb kas üle Eesti laiali või elab välismaal
Kaugtöö võimaldamise osakaal (tööandja poolne)	71% organisatsioonidest võimaldab kaugtööd 80% või enamale töötajatele 17% organisatsioonidest võimaldab kaugtööd üle 50% töötajatele 7% organisatsioonidest võimaldab kaugtööd alla 50% töötajatele
Kaugtöö tegijate osakaal (töötajate poolne)	51% organisatsioonides rakendavad kaugtööd 80% või enam töötajat 20% organisatsioonides rakendavad kaugtööd üle 50% töötajatest 23% organisatsioonides rakendavad kaugtööd alla 50% töötajatest
Kaugtööle mitte lubamise põhjus	63% organisatsioonidest ei ole pidanud töötajaid keelama kaugtööd tegemast 31% organisatsioonidest on töötajale pidanud ära ütlema, sest töö iseloom nõuab töökohal viibimist 4% organisatsioonidest on töötajale pidanud ära ütlema, sest töötajal puuduvad tingimused kodus töötamiseks Alla 2% organisatsioonidest on töötajale pidanud ära ütlema usaldamatuse või rikkumise tõttu

Tabel 1. Uuringus osalenud organisatsioonide iseloomustus      Allikas: autorite koostatud uuringus osalenud organisatsioonide vastuste põhjal

Juhtimisfunktsioon	Tegevuste rakendamine	Seos positiivsete mõjude, probleemide ja suurimate õpikohtadega
Planeerimine	Rakendatakse suurel määral	Tööandaja kuvand muutus atraktiivsemaks Paremad kandidaadid vabadele töökohtadele Paranenud töö- ja eraelu tasakaal
Organiseerimine	Tegevused puuduvad	Töö- ja eraelu piiride hägustumine Kommunikatsiooniprobleemid Probleemid nõuetekohase töökeskkonna loomisega ja tööaja jälgimisega
Eestvedamine	Rakendatakse vähesel määral (töötajate vaates)	Töötajate sotsiaalne isolatsioon Töötajate stress ja läbipõlemine Probleemid töötajate kaasamise ja toetamisega
Kontrollimine	Rakendatakse vähesel määral	Töötajate rahulolu, pühendumus ja motivatsioon kasvasid Tootlikkuse kasv

Tabel 2. Organisatsioonide kaugtöö töökorraldusest tulenevate positiivsete mõjude, väljakutsete ja suurimate õpikohtade seosed töökorralduslike alustega      Allikas: autorite koostatud uuringus osalenud organisatsioonide vastuste põhjal

„Kaugtöö tegija“ märgist taotlevate ettevõtete töökorraldus

Tabelis 1 esitatud andmed näitavad, et uuritud ettevõtetel on kaugtöö kogemused ja seega saab analüüsida nende tegevuspraktikat. Kaugtöö rakendajaid on nii era- kui avalikus sektoris, valdavalt kasutavad seda võimalust keskastme juhid ja spetsialistid. Üle poole organisatsioonidest toob esile, et nende motiiviks on töötamise paindlikkuse suurendamine. Kaugtöö rakendamise takistusi on tekkinud rohkem kui kolmandikul vastanutest. Suurem osa neist on seotud töö iseloomuga, kuid põhjustena on nimetatud ka vastavate tingimuste puudumist või usaldamatust.

Töökorraldust iseloomustame juhtimise funktsioonide vahendusel, sest need annavad organisatsioonis toimuvatest protsessidest tervikliku pildi (vt joonis).

„Kaugtöö tegija“ märgist taotlevate ettevõtete vastused küsimustele kodeeriti nii, et töökorraldust saaks iseloomustada planeerimise, organiseerimise, eestvedamise ja kontrollimise vaatenurgast. Uuringus analüüsitud andmed pärinevad Targa Töö Ühingu andmebaasist, kus analüüsi sisendi moodustab 2022. aasta kevadel kogutud andmestik. Kokku vastas küsimustikule 70 organisatsiooni 34 küsimusele, millest 9 olid konkursispetsiifilised, 5 organisatsioonide näitajate kohta ning 20 kaugtöö töökorralduse sisu selgitavad. Vastused kodeeriti kodeerimisjuhendi järgi.

Järgnevalt toome välja tähtsamad töökorraldust iseloomustavad seaduspärasused.

Ettevõtted peavad kõige tähtsamaks planeerimist. Ettevõtete vastustest selgub, et nad planeerisid pidevalt muudatusi tööpõhimõtetes, süsteemides ja protsessides. Tuleb välja, et mida kaugtöös kogenenumad ja suuremad on ettevõtted, seda rohkem tähelepanu nad planeerimisele pööravad. Organisatsiooni kui terviku seisukohalt tuleb seda pidada positiivseks, sest sihipärasus ja muutuvate oludega kohanemine kujundavad ettevõtte edasijõudmist. See loob tööandjale atraktiivsema kuvandi ja annab võimaluse valida vabadele töökohtadele paremaid töötajaid.

Planeerimise tähtsus sõltub rohkem ettevõtte suurusest kui kaugtöökogemuse pikkusest. Kaugtöö pikkusest sõltub see, kas organisatsioonis on sõlmitud kaugtöö kokkulepe või mitte. Kõigi teistes planeerimistegevustes on erinevused seostatavad rohkem ettevõtte suuruse kui kogemuse pikkusega. Suurtes organisatsioonides (nii väikese kui suure kaugtöökogemusega) on võrreldes väikestega loodud märksa suuremas mahus kaugtööd korraldavaid süsteeme ja juhiseid. Ligikaudu kaks kolmandikku suurtest organisatsioonidest hindab kaugtöötaja töökoha sobivust, kuid väikestes organisatsioonides vaid neljandik kuni pool. Suuremate ettevõtete töötajad on kaugtöös paremini juhendatud ja kirjalikku taasesitamist võimaldavas versioonis kaugtöö juhend on koostatud kuni kahes kolmandikus organisatsioonides. Väikestes on see koostatud vaid kuni kolmandikus organisatsioonides.

Organiseerimises on muudatusi tehtud minimaalselt või üldse mitte. Siin ei erinenud suured ja väikesed ega suure või väikese kaugtöö kogemusega ettevõtted. Organiseerimine tähendab ressursside, inimeste, tööjaotuse või võimusuhete korrastamist. Sellega pannakse paika töötajate ülesanded, kohustused ja vastutus. Organiseerimise puhul on analüüsitud ettevõtted ühel meelel – kaugtööl peaks töö jätkuma täpselt samamoodi, nagu see toimuks kontoris. Seepärast pole muudatusi tehtud. Rõhutatakse just vastupidist. Töökorralduse loomisel lähtuti algusest peale seisukohast, et kaugtöö tegemine ei peaks erinema kontoris töötamisest, sest töö on seesama.

Selle tagajärjel on valdavas osas organisatsioonides esinenud probleeme töötajate töö- ja eraelu piiride hägustumise ja omavahelise kommunikatsiooniga ning nõuetekohase töökeskkonna loomise ja tööaja jälgimisega. Kuigi töö sisu ei ole muutunud, on muutunud nii töökeskkond kui ka töölaad, millest tulenevalt on toimunud muudatused ka viisides, kuidas tahetakse eesmärkideni jõuda. Muu hulgas ka suhetes ja kommunikatsioonis. Liiga vähesed muudatused organiseerimises võivad olla suureks kaugtööst tulenevate pingete allikaks ja siin on mõtlemisainest kõigil kaugtöö rakendajatel.

Kaugtööle üle minnes ei tehtud väga suuri muudatusi eestvedamises. Kui toetus juhtidele (nt koolituste tulemusena) on märkimisväärselt suurenenud, siis tavatöötajate toetamise, motiveerimise või suunamise kohta rõhutatakse, et töötajad on iseseisvad. Ühisürituste või muude motivatsioonipakettide (nt ühine hommikukohv) suuremas mahus kasutamist toovad välja vaid üksikud organisatsioonid. Eestvedamise puhul tuleb samuti esile seaduspära, kus organisatsioonigruppe omavahel võrreldes on näha, kuidas organisatsiooni suuruse ja kaugtöö kogemusega kasvab eestvedamise sihipärasem rakendamine juhtide toetamisel.

Eestvedajana tegutsetakse organisatsioonides suuresti vaid juhtide toetamiseks, ent töötajate heaks väga vähesel määral, millest tulenevalt seisavad organisatsioonid vastamisi probleemidega ja on suuremate õppetundidena kokku puutunud mitmesuguste muredega. Tavatöötajale on ühisüritusi ja muid motiveerivaid, toetavaid ja kaasavaid tegevusi mingil määral kasutusele võtnud vaid vähesed, mistõttu on tulnud silmitsi seista töötajate sotsiaalse isolatsiooni, stressi ja läbipõlemisega ning on kohatud raskusi töötajate kaasamisel ja meeskonnatunde hoidmisel. Teooria kinnitab, et eduka kaugtöökorralduse eduteguritest tuuakse kõige enam esile just neid, mis puudutavad juhtkonna käitumist. Jätkusuutliku kaugtöökorralduse eelduseks on juhi huvitatus nii töötajate psühholoogilisest seisundist kui ka suhtlusest ja infovahetusest. Eesti ettevõtete tegevus on näidanud, et eestvedamisega hästi toime ei tulda.

Kontrollifunktsiooni on rakendatud väga vähe. Pea kõik organisatsioonid on ühel meelel, et kaugtöö toimib väga suurel määral tänu omavahelisele usaldusele. Kaugtöötaja tööaja ja tööülesannete jälgimist tarkvara vm abil rakendatakse vähe. Kontrolli seisukohast on peamise nõudena välja toodud, et töötaja peab oma tööülesanded õigel ajal ära tegema ja tööajal kättesaadav olema. Vähesel määral jälgitakse kaugtöötaja tööaega selleks, et töötaja ei teeks ületunde. Kontrollifunktsioonil on siiski laiem tähendus, mida uuritud ettevõtete tegevus kajastab vähesel määral vaid ühelt poolt. Teiselt poolt saab seda siduda organisatsioonide tunnetatud positiivse mõjuga, kus kontrollimehhanismide vähene rakendamine toob kaasa töötajate rahulolu, pühendumuse ja tootlikkuse kasvu.

Kaugtöö mõju ja rakendamise õppetunnid

Planeerimise ja kontrollimise intensiivsuse ja sisuga paistavad Eesti organisatsioonid rahul olevat. Need seostuvad organisatsioonides positiivsete kogemustega (vt tabel 2). Organisatsioonid arvavad, et nende tegevuse tõttu on paranenud tööandja kuvand ning töö- ja pereelu tasakaal. Kontrollimehhanismide vähenemine loob pinnase motivatsiooni ja rahulolu kasvuks, kuid töö organiseerimisele ja eestvedamisele on liiga vähe mõeldud ja need võivad olla kaugtöö rakendamisel muret teha. Siinkohal on otstarbekas viidata ühele Eestis tehtud uuringu tulemustele. Mida rohkem juhid usuvad, et heade tulemuste saavutamiseks tuleb tähelepanu pöörata töötajate motiveerimisele ja töö organiseerimisele, seda vähem esineb organisatsioonis töökiusu.¹³ Kui organiseerimise ja motiveerimise tähtsus seostub negatiivse hälbiva käitumise ennetamisega, siis võib neil olla kaalukas koht ka kaugtööst tulenevate pingete ennetamisel. See kinnitab veel kord, et kaugtöö rakendamisel on organiseerimisel, eestvedamisel ja motiveerimisel täita peaosa.

Kahjuks mõeldakse paljudes ettevõtetes, et kaugtöö korraldamine ei erine füüsilises töökohas tehtavast tööst ning nii võidakse jõuda kommunikatsiooniprobleemideni, tekitada isolatsiooni, stressi ja läbipõlemist. Ka pikema kaugtöö kogemusega ettevõtted peaksid sellega rohkem arvestama. Need, kes kavatsevad kaugtööd rohkem rakendada, saavad õppida kogemustega ettevõtete praktikast, mis näitab, et ladusaks tööks on vaja uusi juhtimispõhimõtteid.

Artikli koostaja uurimistegevust on rahastanud Eesti teadusagentuur (PRG 7919).

1 Tööpoliitika näitajad. Kaugtööd tegevate hõivatute osatähtsus [statistika andmebaas]. Eesti Statistikaamet 2023.

2 Uuring: kaugtööl on enam inimesi kui kunagi varem. CV Online Estonia/CV.ee 2021.

3 Uuring: tervisekriisi tulemusena on meil „enne ja peale tervisekriisi töökorraldus“. Viilup uuringud 2021.

4 Kats Kivistik, Mart Veliste, Kirill Jurkov, Maria Khrapunenko, Välisriikide kaugtööpraktika ja selle Eestis rakendamise analüüs. Balti uuringute instituut 2022.

5 Tammy D. Allen, Timothy D. Golden, Kristen M. Shockley, How Effective Is Telecommuting? Assessing the Status of Our Scientific Findings. – Psychological Science in the Public Interest 2015, 16 (2), lk 40–68.

6 Georges El Hajal, Teleworking and the jobs of tomorrow. – Research in Hospitality Management 2022, 12(1), lk 21–27

7 Manuela Samek Lodovici et al., The impact of teleworking and digital work on workers and society. Publication for the committee on Employment and Social Affairs, Policy Department for Economic, Scientific and Quality of Life Policies, European Parliament, Luxembourg 2021.

8 Eesti Statistikaamet 2023.

9 Paulin Gohoungodji, Amoin Bernadine N’Dri, Adriana Leiria Barreto Matos, What makes telework work? Evidence of success factors across two decades of empirical research: a systematic and critical review. – The International Journal of Human Resource Management 2023, 34 (3).

10 Minh Hieu Nguyen, Factors influencing home-based telework in Hanoi (Vietnam) during and after the COVID-19 era. – Transportation 2021, 48 (6), lk 3207–3238.

11 Jacopo Lazzarin, Issues and opportunities of remote work for young people. European Student Think Tank 2021.

12 Kaugtöö Tegija märgis on Targa Töö Ühingu poolt välja antav digitaalne tunnustus, mis omistatakse organisatsioonidele, kes hindavad kõrgelt paindlikke tööviise ja rakendavad neid oma igapäevases töökorralduses. Organisatsioonid taotlevad märgist kolmeks aastaks ja kvalifikatsiooni läbides on neil võimalus tunnustust kasutada oma mainekommunikatsioonis. Täname Targa Töö Ühingut andmete kasutamise võimaluse eest.

13 Merle Raun, Maaja Vadi, Töökiusu ennetus säästab ohvreid ja hoiab kokku juhtide aega. – Postimees 4. IX 2022.